پلمب دفاتر قانونی یکی از اولین اقداماتی است که پس از ثبت شرکت باید انجام دهید. این اقدام صرف نظر از اینکه شرکت شما در حال حاضر فعال است یا خیر باید انجام شود.
در این مقاله بررسی می‌کنیم که پلمب دفاتر چیست؟ با انواع دفاتر قانونی آشنا می‌شویم و خواهیم گفت مدارک لازم جهت پلمب دفاتر شرکت تازه تاسیس شامل چه چیزهایی می‌شود. سپس راهنمای مراحل دریافت و ثبت دفاتر قانونی شرکتها شرح داده می‌شود و شیوه پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر را به طور کامل شرح می‌دهیم.
دفاتر پلمب و انواع آن
شاید اولین سوالی که برایتان پیش آمده این باشد که دفتر پلمب چیست؟ در پاسخ به این سوال می‌توان گفت همه شرکتها و اشخاص حقیقی یا حقوقی برای ثبت هزینه‌ها و درآمدهای خود در بازه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه و اظهار کردن آنها ملزم به وارد کردن اطلاعات حساب و کتاب خود در این دفاتر هستند. این دفاتر برای اینکه مورد قبول اداره مالیات قرار بگیرند و قابل استناد باشند باید پلمب شوند، یعنی باید به امضای نماینده اداره ثبت برسد. این دفاتر از این جهت حائز اهمیت است که مانع هرگونه تقلب و جابجایی ثبت گزارش‌های مالی می‌شود ولی در صورتی که دفاتر قانونی پلمب نشده باشند برای بازرسین مالیاتی فاقد اعتبار خواهند بود.
قبل از استفاده از دفتر، نماینده اداره ثبت دفاتر بازرگانی شما را مهر، امضا و شماره‌گذاری می‌کند. سپس می‌بایست اظهارنامه پلمب دفاتر تکمیل شده و به تایید نماینده ثبت برسد. در ادامه دو طرف قیطان دفاتر با مهر وزارت دادگستری ممهور و منگنه می‌شود به طوری که عملا امکان جابجایی و دست‌بردن در صفحات وجود ندارد. حالا دفاتر قانونی شما آماده استفاده و ثبت رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی شماست.
به عبارتی می‌توان گفت پلمب دفاتر اجباری است حتی اگر شرکت شما هیچ‌گونه فعالیت اقتصادی نداشته باشد بايد هر ساله دفاتر پلمب شرکت دريافت شده باشد.
انواع مختلفی از دفاتر قانونی وجود دارند که هرکدام مربوط به کار خاصی هستند. به طور کلی ۲ نوع دفتر داریم که شامل دفاتر رسمی و غیررسمی است. در ادامه، دسته‌بندی این دفاتر به صورت مشروح آمده است.
دفاتر رسمی
دفاتر رسمی خود به سه دسته تقسیم می شوند. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر اندیکاتور.
دفتر روزنامه
دفتر روزنامه مهم‌ترین دفتر قانونی به شمار می‌رود. این دفتر از جمله دفاتری است که باید پلمب شود و هر فعال اقتصادی باید به صورت روزانه همه طلب‌ها، بدهی‌ها، مبادلات تجاری و معاملات مربوط به اسناد تجاری از جمله خرید، فروش، ضمانت و… را در آن ثبت کند.
علاوه بر این‌ها صادرات، واردات و تنخواه نیز در این دفتر قید می‌شود
دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد:
دفتر روزنامه عمومی
این دفتر مخصوص ثبت کلیه معاملات و عملیات‌های مالی است.
دفتر روزنامه اختصاصی
در این دفتر عملیات مختلف به تفکیک نوع معامله ثبت می‌شود. دفتر روزنامه عملیات‌های مالی خرید، دفتر روزنامه عملیات‌های مالی فروش دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی یا دریافت‌های نقدی هرکدام دفتر روزنامه اختصاصی به شمار می‌روند.
دفتر کل
دفتر کل یکی دیگر از دفاتر رسمی است که باید پلمب شود. دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می‌شود. دفتر کل همان دفتری است که صورت‌های مالی و مانده‌حساب از آن استخراج می‌شود. هر حساب در دفتر کل یک صفحه اختصاصی دارد و معاملات ثبت‌شده در دفتر روزنامه باید حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج شده و با تعیین نوع معامله به طور خلاصه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر کل منتقل شود.
دفتر دارایی
در حال حاضر دفتر دارایی وجود ندارد و این دفتر جزو دفاتری که باید پلمب شوند نیست. دفتر دارایی دفتری است که فعال اقتصادی هر ساله، لیست کامل دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و طلب‌ها را ریز به ریز در آن وارد می‌کند. البته قابل ذکر است به اطلاع رسانيده شد، مميزين مالياتي، هر ساله در زمان رسيدگي به حساب هاي ساليانه شرکت ها، ليست دارائي ها را از شرکت ها طلب مي کنند.
دفتر اندیکاتور (دفتر کپیه)
این دفتر نیز پلمب نمی‌شود. دفتر کپیه دفتری است که همه صورت‌حساب‌ها، مکاتبات و مخابرات هر فعال اقتصادی در آن به ترتیب تاریخ ثبت می‌شود.
دفاتر غیر رسمی
دفاتر غیر رسمی دفاتر قانونی‌ای هستند که داشتن آنها به عملیات حسابداری کمک می‌کند و از آنها می‌توان برای ثبت و استخراج موارد دقیق‌تر بهره گرفت اما داشتن آنها الزامی نیست. در ادامه به معرفی این دفاتر می‌پردازیم.
دفتر معین
دفتر معین جزو دفاتر قانونی غیررسمی است و کاربرد آن مجزا کردن حساب‌های دفتر کل است. از دفاتر معین برای استخراج اطلاعات جزیی از دفتر کل استفاده می‌شود. دفاتر معین به ۳ دسته تقسیم می‌شوند:
دفتر معین بدهکاران
دفتر معین بستانکاران
دفتر معین اموال
به طور کلی می‌توان گفت عملا در حال حاضر، گرفتن و پلمب تنها ۲ دفتر برای شرکتها الزامی است. دفتر روزنامه و دفتر کل.
راهنمای مراحل پلمب دفاتر قانونی
برای این کار متقاضی باید به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کرده و در بخش پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی، اطلاعات متقاضی پلمب دفتر را در فرم مربوطه وارد کند. و مراحل تا انتها پيش برده شود. به دليل تخصصي بودن موارد مربوطه، کارشناسان شرکت خدمات مديريت بي همتا، آماده اجراي پلمب دفاتر قانوني شرکت شما هستند، با ما تماس بگيريد. 11 448 448 – 021
مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی
همان‌طور که گفتیم کلیه افراد حقیقی و حقوقی باید دفاتر قانونی را دریافت و پلمب کنند. پیش از هر چیز باید به صورت اینترنتی برای دریافت دفاتر از طریق سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اقدام کرده و پس از طی مراحلی که در بخش قبل گفتیم کد رهگیری دریافت کنید. در ادامه مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی برای افراد حقیقی و حقوقی آمده است.
مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی افراد حقیقی
کپی کارت ملی
کپی شناسنامه
اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید ( اظهارنامه باید به امضای متقاضی رسیده باشد )
فرم تکمیل‌شده اظهارنامه پلمب
مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی افراد حقوقی
کپی کارت ملی مدیر عامل
اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید ( اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد )
کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت ( در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی )
اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه و یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)
پس از پذیرش نهایی، چاپ رسید پذیرش درخواست پلمب و چاپ اظهارنامه پلمب دفتر تجاری و سایر مدارک پیش‌گفته باید به سازمان ارسال شود. توجه داشته باشید بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه الزامی است.
زمان پلمب دفاتر قانونی
اسفند ماه هر سال آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای اخذ و پلمب دفاتر قانونی سال مالی بعدی است. بنابراين شما به محض ورود به هر سال مي توانيد دفاتر سال مالي بعدي را اخذ و پلمب نمائيد. این امر در مورد شرکت‌هایی که هنوز فعالیت خود را شروع نکرده‌اند نیز صادق است. در واقع عدم فعالیت شرکت ناظر به گذشته است و نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد اعلام عدم فعالیت کرد. از طرفی عدم فعالیت شرکت باید در ۴ ماه اول سال مالی بعد یعنی مهلت قانونی تعیین شده اعلام شود و خارج از این بازه شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد. به عنوان مثال عدم فعالیت سال ۱۳۹۷ یعنی از اول فروردین ۹۷ تا آخر اسفند ۹۷ می‌بایست تا ۳۱ تیر ۱۳۹۸ با تسلیم اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت و دفاتر مالی اظهار شود.
اگر دفاتر خود را پلمب نکنیم چه می شود؟
شرکت شما برای دریافت کد اقتصادی ملزم به پلمب دفاتر خود است. اولین اقدام شرکت برای اینکه نشان دهد فعالیتش برای اداره مالیات شفاف است ارائه همین دفاتر قانونی است. از جمله پیامدهای عدم پلمب دفاتر و یا وجود نقص و ایراد در آنها می‌توان به جریمه از طرف اداره امور مالیاتی اشاره کرد.
مشاورین زبده شرکت خدمات مديريت بي همتا ( ارائه دهنده خدمات صفر تا صد شرکت داري )، همان گونه که در ثبت شرکت همراه شما بوده اند در اخذ دفاتر و پلمب آنها نير در خدمت شما خواهند بود.
شرکت خدمات مديريت بي همتا ( ارائه دهنده کليه خدمات صفر تا صد شرکت داري ) با سالها سابقه ايجاد و توسعه کسب و کارهاي مختلف، افتخار دارد در کنار شما قرار گرفته و آرامش و بقاء را براي شرکت شما به ارمغان بياوريد.
از شما عزيزان دعوت مي نمايم، ديگر خدمات ما در منوهاي ديگر خدمات ما را نيز مطالعه فرمائيد. مجموعه شرکت داري ( شرکت خدمات مديريت بي همتا ) با هدف کمک به مالکين، سهامداران، هيئت مديره و مديران شرکت ها در همه زمينه هاي مورد نياز شرکت داري آنها با تشکيل تيم ها، پيمانکاران و تامين کنندگان ارزشمند خود، مي کوشد تا بتوانند شرکتي را به درستي ثبت، راه اندازي، مديريت و توسعه دهد. با ما راحت باشيد و اوامر خود را بدون هيچگونه نگراني براي ما ارسال فرمائيد. با شما هستيم و به اميد فشردن دست هاي شما و عقد قراردادهاي همکاري برد برد براي طرفين انتظار مي کشيم.
” شرکت خدمات مديريت بي همتا، بي همتا در خدمات صفر تا صد شرکت داري ”
منتظر تماس شما هستيم.
11 448 448 – 021